Email vẫn là phương tiện giao tiếp chính trong công việc, và cách bạn viết email nói lên nhiều điều về bạn hơn bạn nghĩ. Một email lộn xộn, dài dòng hoặc thiếu rõ ràng khiến người nhận mệt mỏi và có thể để lại ấn tượng về sự cẩu thả. Ngược lại, một email gọn gàng, đúng trọng tâm tạo cảm giác về một người đáng tin cậy, biết tôn trọng thời gian của người khác.
Điều đáng mừng là viết email tốt không đòi hỏi văn tài. Nó chỉ cần vài nguyên tắc đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng ngay. Khi thành thói quen, những nguyên tắc này giúp bạn viết nhanh hơn, được phản hồi nhanh hơn, và tránh vô số hiểu lầm không đáng có.
Tiêu đề quyết định email có được mở hay không
Người bận rộn quyết định đọc hay bỏ qua một email chủ yếu dựa vào dòng tiêu đề. Một tiêu đề mơ hồ như xin chào hay về việc đó khiến người nhận không biết email nói về gì, dễ bị trì hoãn hoặc lãng quên. Tiêu đề tốt cho biết ngay nội dung và, nếu cần, cả hành động mong đợi.
Hãy cố gắng cụ thể. Thay vì họp, hãy viết đề xuất họp nhóm dự án chiều thứ năm. Thay vì câu hỏi, hãy viết cần xác nhận số lượng đơn hàng trước thứ sáu. Người nhận đọc lướt qua hộp thư sẽ nắm ngay được việc gì cần chú ý và mức độ khẩn.
Nếu email không cần phản hồi mà chỉ để thông báo, hãy nói rõ điều đó, chẳng hạn thêm chữ để biết trong tiêu đề. Sự rõ ràng này giúp người nhận phân loại đúng và không phải băn khoăn liệu mình có phải làm gì không.
Đặt điều quan trọng nhất lên đầu
Nhiều người viết email theo lối kể chuyện, dẫn dắt dài dòng rồi mới đến điều chính ở cuối. Nhưng người đọc trong công việc thường lướt nhanh và có thể bỏ dở giữa chừng. Vì vậy hãy đảo ngược: nói điều quan trọng nhất, hoặc điều bạn cần ở họ, ngay trong những dòng đầu.
Nếu email của bạn có yêu cầu, hãy nêu nó rõ ràng và sớm, rồi mới bổ sung ngữ cảnh phía sau cho ai muốn đọc kỹ. Cách này tôn trọng cả người đọc lướt lẫn người đọc chi tiết. Người đọc lướt nắm được việc cần làm chỉ trong vài giây; người đọc kỹ có đủ thông tin nền.
Một mẹo hữu ích là tự hỏi trước khi viết: nếu người này chỉ đọc một câu, mình muốn họ nắm được điều gì? Đặt câu đó lên đầu. Toàn bộ email sẽ mạch lạc hơn khi bạn biết rõ thông điệp cốt lõi mình muốn truyền.
Ngắn gọn là một sự tôn trọng
Không ai mong nhận một email dài như bài luận cho một việc có thể nói trong ba câu. Sự dài dòng thường không phải vì nội dung nhiều, mà vì người viết chưa sắp xếp được suy nghĩ. Bỏ công tinh gọn email của mình chính là bỏ công thay cho người đọc, và đó là một cử chỉ tử tế.
Hãy cắt những câu rào đón thừa thãi, những lời xin lỗi không cần thiết, những đoạn lặp lại ý đã nói. Mỗi câu nên có một mục đích. Nếu xóa một câu đi mà email vẫn đủ nghĩa, thì câu đó nên xóa. Chia thành các đoạn ngắn và dùng gạch đầu dòng khi liệt kê cũng giúp người đọc theo dõi dễ hơn nhiều.
Tuy vậy, ngắn gọn không đồng nghĩa với cộc lốc. Vẫn cần đủ lời chào hỏi và cảm ơn để giữ sự ấm áp. Nghệ thuật nằm ở chỗ lịch sự mà không rườm rà, đủ đầy mà không thừa thãi. Đọc lại một lượt trước khi gửi, bạn sẽ luôn tìm được vài chỗ có thể cắt bớt.
Giọng điệu đúng mực và ấm áp
Email thiếu ngữ điệu và biểu cảm của lời nói, nên rất dễ bị hiểu sai giọng. Một câu bạn viết nhanh với ý trung tính có thể bị người nhận cảm thấy lạnh lùng hoặc gắt gỏng. Vì thế nên nghiêng về phía ấm áp và lịch sự hơn mức bạn nghĩ là cần.
Những chi tiết nhỏ tạo khác biệt lớn: một lời chào tên người nhận, một câu cảm ơn chân thành, một lời chúc ở cuối. Chúng không tốn mấy công nhưng khiến email có tình người. Đặc biệt khi phải nhắc nhở hay từ chối điều gì, giọng điệu nhã nhặn giúp giữ mối quan hệ và khiến thông điệp dễ được tiếp nhận.
Khi viết trong lúc bực bội, hãy luôn tạm dừng trước khi gửi. Những email viết trong cơn nóng giận hầu như luôn khiến ta hối tiếc. Soạn xong cứ để đó, đọc lại sau một lúc khi đã bình tĩnh, bạn gần như chắc chắn sẽ muốn sửa lại giọng điệu cho ôn hòa hơn.
Kết thúc bằng bước tiếp theo rõ ràng
Một email hiệu quả thường kết lại bằng việc nói rõ điều gì sẽ hoặc nên xảy ra tiếp theo. Nếu bạn cần người kia làm gì, hãy nêu cụ thể việc đó và thời hạn nếu có. Sự mơ hồ ở phần cuối là nguyên nhân của nhiều email qua lại không đáng có, khi hai bên không rõ ai phải làm gì.
Thay vì để lửng bằng mong sớm nhận phản hồi một cách chung chung, hãy nói rõ ràng hơn, chẳng hạn nhờ anh xác nhận giúp trước trưa thứ tư để em kịp chuẩn bị. Người nhận biết chính xác cần làm gì và khi nào, khả năng bạn được hồi đáp đúng hạn tăng lên rõ rệt.
Trước khi nhấn gửi, hãy dành vài giây kiểm tra lại: đã đính kèm tập tin chưa, tên người nhận có đúng không, có lỗi chính tả rõ ràng nào không. Những lỗi nhỏ này tuy không nghiêm trọng nhưng lặp lại nhiều lần sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Một phút rà soát tiết kiệm cho bạn nhiều email đính chính về sau.
Viết email tốt là một kỹ năng ít được dạy nhưng dùng đến hằng ngày, và cải thiện nó mang lại lợi ích tích lũy suốt sự nghiệp. Mỗi email rõ ràng bạn gửi đi vừa giải quyết công việc, vừa âm thầm xây dựng danh tiếng về một người mạch lạc, đáng tin và tôn trọng người khác.
Bạn không cần thay đổi mọi thứ cùng lúc. Hãy chọn một nguyên tắc, ví dụ đặt điều quan trọng nhất lên đầu, và áp dụng cho vài email tới. Khi nó thành phản xạ, thêm nguyên tắc tiếp theo. Chẳng bao lâu, những email gọn gàng sẽ trở thành cách viết tự nhiên của bạn.