Nhắc đến đàm phán, nhiều người hình dung ra hình ảnh căng thẳng của hai bên đối đầu, mỗi bên cố ép bên kia nhượng bộ nhiều nhất có thể. Với hình dung đó, những người vốn ôn hòa, ngại xung đột thường né tránh đàm phán, và kết quả là họ hay chịu thiệt, chấp nhận những điều bất lợi chỉ để tránh phải mặc cả.
Nhưng đàm phán không nhất thiết phải là một cuộc chiến. Đàm phán thực chất chỉ là quá trình hai bên có nhu cầu khác nhau cùng tìm ra một giải pháp chấp nhận được. Nó diễn ra khắp nơi trong đời sống, từ chuyện lương bổng, giá cả, đến việc phân chia công việc nhà. Học cách đàm phán một cách nhẹ nhàng, dựa trên sự tôn trọng, giúp bạn bảo vệ lợi ích của mình mà không cần trở thành người hung hăng.
Chuẩn bị kỹ trước khi bước vào
Phần lớn kết quả của một cuộc đàm phán được quyết định trước khi nó bắt đầu, ở khâu chuẩn bị. Trước hết, hãy xác định rõ điều bạn thật sự cần và điều bạn mong muốn, phân biệt giữa những điểm không thể nhượng bộ và những điểm bạn linh hoạt được. Sự rõ ràng này giúp bạn vững vàng và không bị cuốn theo trong lúc trao đổi.
Quan trọng không kém là cố gắng hiểu nhu cầu của phía bên kia. Họ thật sự cần gì, điều gì quan trọng với họ, đâu là những lo ngại của họ. Càng hiểu rõ động cơ của đối phương, bạn càng dễ tìm ra giải pháp đáp ứng được cả hai. Đàm phán tốt không phải là đoán mò mà là dựa trên hiểu biết thực sự về cả hai phía.
Cũng nên nghĩ trước về phương án thay thế của mình nếu cuộc đàm phán không thành. Biết rõ mình sẽ làm gì trong trường hợp không đạt được thỏa thuận cho bạn một điểm tựa vững chắc. Khi bạn biết mình có lựa chọn khác, bạn thương lượng từ vị thế bình tĩnh chứ không phải từ sự tuyệt vọng, và điều đó thay đổi hoàn toàn cách bạn xuất hiện.
Lắng nghe nhiều hơn nói
Một hiểu lầm phổ biến là nghĩ rằng đàm phán giỏi nghĩa là nói năng hùng hồn, lấn át đối phương bằng lời lẽ. Thực ra, kỹ năng quan trọng nhất trong đàm phán lại là lắng nghe. Khi bạn thật sự lắng nghe, bạn thu được thông tin quý giá về điều đối phương cần, những lo lắng và ưu tiên của họ.
Lắng nghe chân thành cũng tạo ra thiện chí. Khi người ta cảm thấy được nghe và được hiểu, họ trở nên cởi mở hơn, bớt phòng thủ hơn, và sẵn sàng hợp tác tìm giải pháp hơn. Ngược lại, khi cảm thấy bị áp đặt hoặc không được lắng nghe, người ta thường cứng lại và cuộc đàm phán biến thành cuộc đối đầu.
Một kỹ thuật hữu ích là đặt câu hỏi để hiểu sâu hơn thay vì vội đưa ra đề nghị. Hỏi điều gì quan trọng nhất với anh trong việc này, hay anh lo ngại điều gì, thường mở ra những thông tin giúp bạn tìm được lối đi mà cả hai cùng chấp nhận. Người biết hỏi và biết nghe thường nắm thế chủ động hơn người chỉ biết nói.
Tập trung vào lợi ích, không phải lập trường
Khi hai bên bám chặt vào lập trường đối lập, đàm phán dễ rơi vào bế tắc. Một người đòi mức này, người kia khăng khăng mức kia, và cả hai giằng co không lối thoát. Cách thoát khỏi bế tắc là nhìn xuống bên dưới lập trường để thấy lợi ích thật sự đằng sau nó, tức là lý do vì sao mỗi bên muốn điều họ muốn.
Khi bạn hiểu lợi ích thật sự của cả hai, thường sẽ có nhiều cách đáp ứng chúng hơn là chỉ một con số hay một điều kiện cứng nhắc. Hai người tưởng như đối lập có thể phát hiện ra rằng điều mỗi bên coi trọng thật ra khác nhau, và một giải pháp sáng tạo có thể làm cả hai đều hài lòng theo cách mà cuộc giằng co ban đầu không cho phép.
Cách tiếp cận này chuyển đàm phán từ một cuộc chiến giành phần bánh sang một nỗ lực chung để làm chiếc bánh lớn hơn. Thay vì đối thủ ở hai đầu bàn, hai bên trở thành những người cùng ngồi một phía, cùng đối mặt với vấn đề cần giải quyết. Sự chuyển hướng tâm thế này thường mở ra những giải pháp mà lối đối đầu không bao giờ tìm thấy.
Giữ sự tôn trọng và tách con người khỏi vấn đề
Ngay cả khi bất đồng gay gắt về nội dung, việc giữ sự tôn trọng với con người đối phương là điều tối quan trọng. Khi đàm phán biến thành công kích cá nhân, mọi thứ đổ vỡ, vì người ta không còn nghĩ đến giải pháp mà chỉ lo bảo vệ cái tôi. Tách bạch giữa vấn đề cần giải quyết và con người bạn đang trao đổi cùng là một nguyên tắc nền tảng.
Bạn hoàn toàn có thể cứng rắn với vấn đề mà vẫn mềm mỏng với con người. Nghĩa là bạn kiên định bảo vệ lợi ích chính đáng của mình, nhưng làm điều đó một cách lịch sự, tôn trọng, không hạ thấp hay đổ lỗi cho đối phương. Sự kết hợp giữa vững vàng về lập trường và ấm áp trong thái độ là dấu hiệu của người đàm phán khôn ngoan.
Cách bạn đối xử với đối phương trong đàm phán còn ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài. Nhiều cuộc đàm phán không phải là lần gặp duy nhất; bạn sẽ còn làm việc, giao thiệp với người đó về sau. Một thỏa thuận đạt được bằng cách chèn ép có thể thắng trước mắt nhưng để lại oán giận, trong khi một thỏa thuận đạt được trong sự tôn trọng nuôi dưỡng niềm tin cho những lần sau.
Dám im lặng và không sợ đề nghị
Nhiều người ôn hòa e ngại việc đưa ra đề nghị hay nêu điều mình muốn, vì sợ bị coi là tham lam hoặc sợ bị từ chối. Nhưng nếu bạn không lên tiếng về nhu cầu của mình, gần như chắc chắn bạn sẽ không đạt được nó. Nêu ra điều mình mong muốn một cách rõ ràng và lịch sự không phải là thô lỗ, mà là một phần bình thường và cần thiết của mọi cuộc thương lượng.
Im lặng cũng là một công cụ mạnh mẽ mà nhiều người bỏ qua. Sau khi đưa ra một đề nghị, hãy để một khoảng lặng thay vì vội vàng nói thêm hoặc tự hạ điều kiện của mình vì lo lắng. Khoảng lặng cho đối phương thời gian cân nhắc, và thường chính họ là người phá vỡ nó, đôi khi bằng một nhượng bộ mà bạn không cần phải xin.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng bị từ chối một đề nghị không phải là thảm họa. Một lời từ chối chỉ là điểm khởi đầu cho việc tìm kiếm giải pháp khác, không phải dấu chấm hết. Người đàm phán bình tĩnh không coi lời từ chối là chuyện cá nhân mà chỉ đơn giản tiếp tục khám phá xem còn cách nào khác để cả hai cùng đạt được điều mình cần.
Đàm phán không đòi hỏi bạn phải thay đổi bản chất để trở nên hung hăng hay xảo quyệt. Ngược lại, chính những phẩm chất như biết lắng nghe, tôn trọng và thấu hiểu lại là nền tảng của đàm phán hiệu quả. Bạn hoàn toàn có thể vừa giữ được sự tử tế của mình vừa bảo vệ được lợi ích chính đáng.
Hãy thử áp dụng những nguyên tắc này vào một tình huống nhỏ trong đời sống thường ngày, có thể chỉ là thương lượng về việc phân chia công việc hay một kế hoạch chung. Với mỗi lần thực hành, bạn sẽ thấy đàm phán không đáng sợ như mình tưởng, và rằng người ta có thể đạt được điều mình cần mà vẫn giữ được sự nhẹ nhàng.